EPC ⠀ Вторая нотация, с которой будем знакомиться - EPC (Event-driven Process Chain), появилась на 10 лет позднее IDEF0 ⠀ Дословный перевод - цепочка событийных процессов ⠀ Чтобы выстроить схему бизнес-процесса, сначала нужно определить стартовое и финальное события, затем промежуточные события/этапы и необходимые ресурсы ⠀ Графика: 📍розовые фигуры – события 📍зелёные – функции (действия) 📍жёлтые – исполнители 📍серые – ресурсы 📍оранжевые – информационные системы 📍соединительные элементы - стрелки и разделители “и”, “или”, “исключающее или” ⠀ Особенности: ✅EPC лучше подходит для ветвящихся бизнес-процессов ✅простота восприятия ❌обилие не несущих особой ценности элементов, которые хоть и предельно понятны, но изрядно перегружают схему, впрочем как и многочисленные стрелки пример: задача “согласовать договор” – событие “договор согласован”

7 ПРИЧИН ВНЕДРИТЬ РЕГЛАМЕНТЫ УЖЕ СЕГОДНЯ 🔥🔥🔥 ЧАСТЬ 2 ⠀ 📍сохранение опыта ⠀ Все компании сталкивается в процессе деятельности с нестандартными ситуациями, из которых выходят либо с победой, либо с опытом 🤷🏼‍♀️ И то, и другое в одинаковой мере полезно сохранить «на будущее», по крайней мере для того, чтобы не наступать вновь на одни и те же грабли ⠀ 📍повышение качества внутренних коммуникаций ⠀ Когда вы опишите кто, что, каким способом и кому конкретно должен передавать, вы снимите с повестки дня львиную долю споров между своими сотрудниками и вам не прийдется выступать в роли третейского судьи ⠀ 📍корпоративная культура ⠀ Честно говоря, редко сотрудники являются соратниками и единомышленниками основателей компании, а это архиважно. Если сотрудники не разделяют ваши ценности, они никогда не достигнут эффективности ⠀ Часто встречается заблуждение насчет того, что сотрудники сами по себе должны быть супермотивированными на карьерные свершения ⠀ Это, конечно, звучит круто, но если вы не приложите усилий для постройки корпоративной культуры и создания особенной атмосферы внутри компании, то даже самый мотивированный сотрудник подрастеряет мотивацию🤷🏼‍♀️уж извините за тавтологию) ⠀ 📍стратегия и развитие ⠀ Только регламентация рутинных процессов позволит уйти от операционного управления и освободить время для решения стратегически важных задач ⠀ Когда вы решитесь на внедрение регламентов, они будут ежедневно добавлять минуты и часы в копилку вашего свободного времени, которое ранее вы вынуждены были тратить на обучение, объяснения и «разборы полетов»

ВНЕДРЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ 💥💥💥 ⠀ Выявить слабые места и создать план их устранения путём оптимизации бизнес-процессов, изменения процедур и создания регламентов - это лишь полдела, ведь с внедрением изменений возникает чуть ли не больше проблем, чем с их выявлением и это колоссальный труд ⠀ Какие же возникают проблемы? ⠀ Мало того, что попросту трудно перестроиться и начать работать по-новому, часто встречается саботаж и банальное неверие в успех, причём не только со стороны подчинённых ⠀ Проблемы с мотивацией в процессе внедрения из-за потери веры в успех - едва ли не самое страшное ☹️ ⠀ Кто в компании должен заниматься внедрением этих самых изменений? 🤔 ⠀ В принципе вариантов немного - либо собственник, либо наемный спец; причём если мы говорим о наемном специалисте, то это должен быть 💯управленец по своей сути и на эту роль подходит как нельзя лучше бизнес-ассистент или внешний консультант, специализирующийся на управленческом консалтинге и внедрении изменений ⠀ Если речь идёт о бизнес-ассистенте, которого только прийдется нанять, то ситуация становится похожей на приключенческий детектив ⠀ Кто же подойдёт на эту роль? ⠀ С просьбой прояснить ситуацию и помочь собственникам найти столь нужного сотрудника я обратилась к Карьерной леди @elenabekmuratova ⠀ И вот что советует опытный hr 👇🏼 ⠀ Что принципиально важно для сотрудника, который будет способен внедрить изменения: 📍автономность и самостоятельность в работе 📍способность не пасовать перед более статусными сотрудниками 📍характер устойчивый; в общем это уверенный в себе профессионал, умеющий отстаивать свою позицию, но, вместе с тем, гибкий, при работе на собственника это архиважно ⠀ Как его найти на интервью? ⠀ Использовать кейсы; ставьте на интервью кандидата в различные ситуации и наблюдайте за реакцией 👌🏼 и тут я абсолютно согласна с @elenabekmuratova именно то, как планирует действовать кандидат точнее всего показывает квалификацию и способность мыслить нестандартно, быстро принимать взвешенные решения ⠀ Итак, вы потратили кучу времени и сил и таки нашли «того самого»👌🏼 Но так ли все безоблачно? ⠀ Продолжение в карусели 👉🏼

НОТАЦИИ ⠀ Проще говоря, нотация - это графическое отображение бизнес-процесса, которое составляется по определенным правилам; то есть это своего рода язык моделирования БП ⠀ ДЛЯ ЧЕГО? ⠀ В ряде случаев для удобства анализа и последующей оптимизации бизнес-процесса, его лучше представить графически ⠀ ПЛЮСЫ ⠀ ✅компактность ✅наглядность ✅простота восприятия ⠀ МИНУСЫ ⠀ ❌недостаточная детализация ❌большая часть вопросов, возникающих у сотрудников никуда не исчезнут после ознакомления со схемой ⠀ IDEF0 ⠀ Эта нотация возникла в ВВС США в 1980-х годах. Она была создана с целью оптимизации работы оборонных предприятий ⠀ БП, описанный с использованием этой нотации отражает 📍структуру системы 📍функции 📍потоки ресурсов или информации ⠀ Графика: 📍прямоугольник – действие/этап 📍стрелка – ресурсы ⠀ Особенности: ✅крайне высокая степень детализации ❌модель занимает много, ооочень много места ❌сложность в восприятии ❌при наличии «развилок», когда процесс нелинеен, модель начинает выглядеть угрожающе и работать с ней практически невозможно ⠀ А какие нотации используете вы? Или же вовсе обходитесь без схем?

⠀ РАЗДЕЛЯЙ И ВЛАСТВУЙ ⠀ ПРОБЛЕМЫ РОСТА. 3 ОСНОВНЫЕ ОШИБКИ ПРИ МАСШТАБИРОВАНИИ БИЗНЕСА ЧАСТЬ 2 ⠀ В прошлой части мы говорили о темпах роста компании, а сейчас 👇🏼 ⠀ Следующая проблема – внутренние ограничения и предрассудки ⠀ Это и ручное управление, и неумение делегировать — рост компании сдерживается тем, что владелец физически перестает справляться с растущей нагрузкой ⠀ Многие убеждены, что лучше них никто в компании не справится с переговорами с ключевыми клиентами или с решением кризисных кейсов ⠀ Однако, когда ключевых клиентов уже не пересчитаешь по пальцам, а кейсов уже не 10 в месяц, а 100, ты в принципе не можешь с ними работать в одиночку ⠀ Сложно бывает поменять свою роль в компании и осознать, что необходимо все же передать часть полномочий в чужие профессиональные руки) Если на протяжении многих лет руководитель-собственник работал руками, то теперь нужно переквалифицироваться в строителя и скрупулезно создавать организационную структуру, обучать сотрудников, внедрять систему мотивации... ⠀ А главное, что приходится с болью смотреть на то, как твои подчиненные справляются с текучкой — ведь ты бы сам точно сделал все гораздо лучше ⠀ Тут важно определиться, готов ли ты к таким переменам 🤔 ⠀ Если все-таки нет, то нужно идти по пути партнерства и искать в команду организатора, который отстроит бизнес-процессы, а самому остаться на позиции заводилы, который вечно находится в поиске новых возможностей для компании ⠀ И, наконец, 3 проблема - низкая скорость внедрения изменений ⠀ Поскольку живем и строим бизнес в эпоху постоянной турбулентности, скорость внедрения изменений становится критическим фактором, ведь если внедрением заниматься неспешно, ситуация может в корне измениться и необходимость внедрения станет сомнительной, ибо мы уже опоздали 🤷🏼‍♀️ ⠀ Предприниматели зачастую гораздо гибче и креативнее, нежели чем крупные корпорации, но часто не хватает знаний и времени на стратегию — для этого стоит обращаться за услугами внешних консультантов

КАК ПРОВЕСТИ АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА САМОСТОЯТЕЛЬНО ⠀ 📍определите «точку входа» в процесс, проще говоря, это событие, с которого БП начинается ⠀ Пример: у вас интернет-магазин и заказ клиента на сайте как раз будет являться той самой точкой входа ⠀ 📍выявите все операции внутри процесса ⠀ Может конкретно в моем примере все быстро и просто – менеджер получает заказ на сайте, нажимает кнопку «Выполнено» и тут же отгружает товар ⠀ Но что, если количество операций многим больше? И некоторые вполне могут быть избыточными? А если и вовсе потерянными? ⠀ 📍число лиц, задействованных в процессе ⠀ Если их больше 2, то трудности фактически гарантированы в случае, если отсутствует понимание у участников о роли и уровне взаимодействия друг с другом ⠀ И мы подходим к следующему крайне важному пункту 🔥🔥🔥 ⠀ 📍границы ответственности ⠀ Кто и в какой момент подключается к выполнению поставленной задачи? Что, если кто-то тормозит процесс? ⠀ Множество подобных вопросов зачастую требуют постоянного вмешательства руководителя, хотя вполне могут быть решены и без оного ⠀ Определение границ ответственности с прозрачными требованиями – путь к повышению и удержанию уровня качества не только конечного продукта деятельности компании, но и продукта процесса ⠀ Сформулировано может несколько непонятно, но по сути очень точно👌🏼 ⠀ Продукт процесса выражается в предоставлении физических средств или информации, будь то устная коммуникация или документация, которая передается по цепочке вплоть до логического завершения бизнес-процесса ⠀ Примером может служить и невозможность отгрузки без подтверждения оплаты, и предоставление исключительно полного комплекта документов для возможности оформления/закрытия командировки, если речь идет о внутренних процессах компании ⠀ 📍анализ затрат ресурсов ⠀ Необходимы ли они и адекватны ли получаемому результату? ⠀ 📍точка завершения процесса ⠀ Необходимо сформулировать что является фактом, подтверждающим выполнение процесса. А также кто завершает процесс и несет ответственность? ⠀ Продолжение в комментариях 👇🏼

ЧТО ЭТО 🤔 ⠀ Регламент – это точное и исчерпывающее описание бизнес-процесса, а хороший регламент вдобавок отличается простотой ⠀ Ведь это документ, к которому обращаются для того, чтобы получить ответы практически на все вопросы, связанные с обеспечением того или иного бизнес-процесса ⠀ ДЛЯ ЧЕГО? ⠀ 📍новичкам для того, чтобы научиться выполнять процесс так, как это принято именно в вашей компании 📍действующим сотрудникам как средство накопления и передачи опыта 📍собственникам для снижения затрат ⌛️на обучение сотрудников и возможность выйти из операционного управления, опять-таки освободить время ⠀ ЧАСТО ВСТРЕЧАЮЩИЕСЯ ПРОБЛЕМЫ КОМПАНИЙ, ЕЩЁ НЕ ВНЕДРИВШИХ РЕГЛАМЕНТЫ ⠀ ❌устные договоренности о процедурах ❌отсутствие четкого разделения зон ответственности ❌сложно оценить хорошо ли и эффективно работает команда или нет ❌нет сформулированных требований к конечному результату, правила игры постоянно изменяются ⠀ Все это в совокупности приводит к росту затрат на обеспечение работы компании и либо к снижению оборота, либо к отсутствию его роста, замедлению темпов развития

7 ПРИЧИН ВНЕДРИТЬ РЕГЛАМЕНТЫ УЖЕ СЕГОДНЯ 🔥🔥🔥 ⠀ Зачастую у собственников и руководителей находится время навести порядок в маркетинге, продажах, в общем, на все что угодно, а вот на создание регламентов времени зачастую не остается ⌛️ ⠀ Вероятно потому, что польза их составления и применения не для всех очевидна 🙄 ⠀ Итак, начнём 👇🏼 ⠀ 📍повторяющиеся изо дня в день однотипные вопросы 🔄 ⠀ Причем не важна причина: сотрудник недопонял задачу, забыл или же это вовсе новичок в вашей компании Если роль «Дома Советов» вас не вполне устраивает, то решение давно найдено и имя ему – регламентация) с помощью неё можно укротить рутинные процессы и снять львиную долю вопросов с повестки дня ⠀ 📍четкое разделение зон ответственности ⠀ Разве хоть один руководитель не сталкивался с тем, что сотрудники занимаются не работой, а перекладыванием ответственности: «Это не моя работа!», «Мне за это не доплачивают» и так до бесконечности 🤯 Регламент же описывает степень вовлечённости участника в бизнес-процесс и даёт полное понимание того, что и кто конкретно должен сделать; может звучит не очень впечатляюще, но это отличный инструмент и отлично работает в связке с системой мотивации ⠀ 📍Обучение сотрудников ⠀ Какое количество ресурсов вы затрачиваете на обучение новых сотрудников вместо того, чтобы просто и понятно описать процессы? 🤔 Кроме того, следует помнить, что отнюдь не все нанимаемые сотрудники - аудиалы с великолепной памятью) ⠀ Продолжение в следующем посте

ПРОБЛЕМЫ РОСТА. 3 ОСНОВНЫЕ ОШИБКИ ПРИ МАСШТАБИРОВАНИИ БИЗНЕСА ЧАСТЬ 1 ⠀ Асинхрон между темпом роста компании и мышлением руководителя Компании со штатом в 5, 50 и 500 человек, — это три абсолютно разные компании, с разными организационными структурами и управлять ими надо по-разному, что не всегда очевидно для руководителей ⠀ Когда собственник слишком продвинут и опережает свою команду – это тоже может стать проблемой, однако наиболее часто встречающаяся ситуация – отставание, когда руководитель не обладает достаточными компетенциями и навыками управления бизнесом большего масштаба ⠀ Что это значит и как это диагностировать 👉🏼 во-первых, не стоит управлять малюткой-стартапом так, словно вы уже огромная корпорация; чрезмерное делегирование и регламентирование процессов не пойдёт на пользу 🤷🏼‍♀️ а когда ваша компания значительно окрепла и вы наблюдаете устойчивый рост, то...это, конечно, здорово и вы 🔥🔥🔥, но не спешите радоваться, ведь если структура и процессы не выстроены, вы рискуете погрязнуть в операционке 🤯 и это не самый худший вариант из возможных

CONTROL FREAK ⠀ Контроль – одна из важных функций руководителя/собственника, но порой встречаются перегибы: от полного его отсутствия до… ⠀ ситуации, при которой контроль пожирает огромное количество времени, причём и руководителя, и подчинённых, но при этом качество работы не растёт 🤷🏼‍♀️ ⠀ В итоге имеем 2 распространенных установки: "проще всё делать самому" и "меня окружают «не самые смышлёные люди»" ⠀ Причины возникновения: 📍низкая исполнительская дисциплина, короче говоря, анархия 📍недостаточный проф.уровень сотрудников; от них требуется невозможное 📍неразвитые управленческие компетенции руководителя, который боится отдать и все делает сам, закапывая себя а операционку 📍плохо организованные бизнес-процессы 📍необоснованное недоверие руководителя; тоже своего рода страх, над преодолением которого надо работать ⠀ Ошибки: 📍трепетная любовь к внезапному контролю 📍отсутствие контроля в принципе 📍наказание сотрудников контролем ⠀ Последствия: 📍демотивация как сотрудников, так и управленцев 🥺 Если первые теряют мотивацию делать свою работу качественно, ибо за ними, если что, обязательно исправят/доработают, то вторые фактически перестают выполнять роли руководителей и наступает деградаци управленческих компетенций 📍низкая эффективность работы Руководитель занимается контролем всего и вся вместо того, чтобы заниматься своей непосредственной задачей - развитием компании, сотрудники же участвуют в контрольных мероприятиях и готовят бессмысленные отчеты вместо того, чтобы приносить реальную пользу 📍текучка кадров

РОСТ/МАСШТАБИРОВАНИЕ В одном из прошлых постов говорилось о том, как понять, что нужно менять оргструктуру И речь, в числе прочего, шла о фазе роста и масштабирования Вроде бы процесс активный и требует адаптации к постоянным изменениям, но разработка детальной структуры на этом этапе очень и очень важна Почему? Все просто! начнём с того, что из себя представляет оформленная детализованный структура. Прежде всего это пакет документов, состоящий из схем и регламентов, описывающих как отдельные процессы, так и порядок работы подразделений/исполнителей Что даёт компании внедрение этих документов? Вкратце - свободу!) высвобождение времени руководителей, облегчение процесса адаптации к внешним вызовам и сохранения высокого уровня качества продукта/сервиса при масштабировании бизнеса Позже будет отдельный пост, а пока делитесь в комментариях своим мнением насчёт необходимости детального описания структуры 👇🏼